La tarjeta de crédito y medios de pago electrónicos son quizás la forma más común y conveniente de realizar pagos, tanto para individuos como empresas. Sin embargo, existen pagos que no se pueden realizar con crédito o débito; para estas situaciones, una empresa dispone de lo que se conoce como una caja chica. Dado que el uso del efectivo no es tan ordenado como el uso de una tarjeta, su buen manejo es indispensable para que tu negocio funcione de la mejor manera posible.

¿Qué es una caja chica?

Para efectos prácticos, la definiremos como un monto en efectivo fijo que se tiene presupuestado para darle flujo de dinero a la caja o cajas de tu bodega o empresa y que sirve para cubrir cualquier gasto de emergencia. En la mayoría de casos, se usa para gastos domésticos, como comprar focos, papelería y/o artículos de oficina, insumos para limpiar tu bodega, etc. que se te puedan acabar y necesites con prontitud. Pero ¿cómo se maneja una caja chica? Aprende y conoce más con estas ideas.

Lo primero que debes tener en claro es que una caja chica se trabaja con un monto fijo. Este puede ser asignado a diario o una vez a la semana; es decir cada lunes o cada viernes o cada día, le entregarás al administrador o encargado esta cantidad. Para llevar un orden adecuado y evitar problemas, que sea siempre una persona la delegada de la caja chica. El monto puede variar desde los 30 hasta los 1000 soles dependiendo del tamaño y las necesidades de tu negocio.

La administradora de empresas, Gabriela Miglio, recomienda que cuando quieras fijar el monto de tu caja chica debes preguntarte porqué y para qué se requerirá y usará ese dinero. Cuanto más exactas sean tus respuestas, podrás tener una mejor idea de los gastos diarios y/o semanales necesarios para el funcionamiento de tu bodega o emprendimiento.

Una vez que establezcas el monto ¿qué se hace con ese dinero? Pues bien, los gastos hechos durante el día o la semana, deben registrarse. Al término de cada día o semana es importante que realices un cuadre de caja chica. Para ello necesitarás tener todas las boletas o facturas de los gastos que se hayan hecho, sumarlos y si todo coincide estarás listo para asignar la reposición de caja chica.

Sin embargo ¿qué sucede si al sumar todo se gastó más? Tu deber será devolverle o reintegrarle ese dinero al administrador y/o encargado que probablemente puso de su bolsillo para cubrir la emergencia. Si se gastó menos o no se gastó es responsabilidad de tu empleado informártelo, no solo verbalmente sino dejando constancia por escrito. En caso de una pérdida de dinero o que falte una boleta o factura es el trabajador que la perdió el encargado de devolver ese monto de su sueldo o de donde provengan sus ingresos.

Recuerda que tú pones las reglas y una clave para el control de la caja chica es llevar un orden: registra siempre las ventas y gastos del día. ¿Cómo las registras? El método más sencillo es empleando un cuaderno, en el que la persona que esté a cargo de tu bodega o negocio apunte qué y a cuánto se vendió. Así como qué y a cuánto se compró. Por ejemplo: asignaste 100 soles para el día y se usaron 75, en tu reporte colocarás en qué se empleó esos 75, de manera minuciosa y justificándolo con las boletas o facturas e indicarás sobraron 25 soles.

Por otro lado, asignarás una columna a tus ventas del día, aquí colocarás absolutamente todo lo que vendiste en ese día; desde lo más pequeño (como un caramelo) hasta lo más grande (20 botellas de aceite). Cuanto más riguroso y detallista seas, mejor control podrás ejercer y te ayudará a establecer mejor tu stock.

Si recién estás empezando a administrar una bodega o negocio; tómate tu tiempo. Esto te permitirá administrar mejor tu emprendimiento, sabrás qué se vende más, cuánto se vende, qué no se vende y qué se debe cambiar. Así podrás establecer una mejor oferta y servicio para tus clientes. Asimismo, tener una caja chica (dinero para emergencias) y una caja de fondo (la que usarás para dar vuelto a tus clientes) separadas, además de un orden establecido, contribuirán a que te inicies en el mundo de los negocios con buen pie.