Uno de las principales preocupaciones de los emprendedores como Esther es tener su contabilidad en orden. Precisamente, con el fin de tener sus asuntos contables como exige la Sunat, es importante que ella sepa qué libros contables debe llevar de forma obligatoria, dependiendo del régimen tributario en el que se encuentre su negocio, sin importar si es micro, pequeña o mediana empresa.

Existen tres regímenes tributarios, que dependen del monto que suman sus operaciones anuales

1. Régimen General (RG)
2. Régimen Especial del Impuesto a la Renta (RER)
3. Régimen Único Simplificado (RUS)

Cada régimen exige diferentes libros contables.

Régimen General (RG): Las empresas que se encuentren en este régimen y cuyos ingresos brutos anuales superen las 150 UIT (S/592,500) deberán llevar como mínimo:

• Registro de Ventas
• Registro de Compras
• Registro de Ingresos
• Libro Diario en Formato Simplificado
• Libro Caja y Bancos
• Inventario y Balances

Asimismo, dependiendo de que el contribuyente esté afectado por las normas de la Ley del Impuesto a la Renta, deberán contar con los siguientes libros:

1. Libro de Retenciones.
2. Registro de Activos Fijos.
3. Registro de Costos.
4. Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.
5. Registro de Inventario Permanente Valorizado.

Régimen Especial del Impuesto a la Renta (RER): Las empresas de este régimen poseen ingresos netos menores a 150 UIT (S/592,500) y el valor de sus activos fijos no supera las 36 UIT (S/142,200). De cumplir estos requisitos la empresa deberá llevar solo dos libros:

• Registro de Compras
• Registro de Ventas.

Nuevo Régimen Único Simplificado (RUS): En este régimen solo podrán ingresar las personas naturales que realicen actividades relacionadas al cliente final y cuyos ingresos brutos menores no superen las 100 UIT (S/395,000) y el valor de sus activos fijos no sume más de 20 UIT (S/79,000). De cumplir con los requisitos indicados podrá tributar bajo este régimen, en el que no se establece la obligación de llevar ningún libro o registro contable. Lo que si se debe mencionar es que el contribuyente del RUS debe archivar cronológicamente los comprobantes de pago que sustenten sus compras y sus ventas.

Régimen Tributario MYPE (RTM): Comprende a los pequeños y medianos empresarios cuyos ingresos no superen las 1,700 UIT (S/.6’715,000) al año. Este nuevo régimen flexibiliza la documentación que deberá presentar para sustentar sus gastos:

1. Con ingresos netos anuales hasta 300 UIT: Registro de Ventas, Registro de Compras y Libro Diario de Formato Simplificado.
2. Con ingresos netos anuales superiores a 300 UIT (/.1’185,000) están obligados a llevar los libros que corresponden al Régimen General, conforme lo establecido por la Ley del Impuesto a la Renta.

¿Por qué es importante tener claro qué libros contables necesitamos? Para registrar la información que le ayudará a la Sunat determinar los impuestos que le corresponde pagar a nuestro negocio. Es importante tener claro que la Sunat no pone multas por deberle dinero, porque las deudas por tributos se pueden fraccionar, sino por no tener al día la contabilidad. Esto es lo que finalmente acarrea las multas. Ahora que Esther sabe qué libros contables debe tener según el régimen tributario que le corresponde, el Dr. Luis García Romero, especialista en derecho tributario del Estudio Muñiz, compartirá con ella 5 consejos para que lleve su contabilidad al día y evite tener problemas con la Sunat.

1. Contar con un contador de confianza: El sistema tributario, por más que estemos en el RUS, no es fácil, ni con la aprobación del nuevo Régimen MYPE. Y, aunque el tamaño de la empresa sea pequeño, siempre es mejor contar con una persona especializada en estos temas. Contratar un servicio de este tipo podría costar entre 150 y 200 soles.

2. Tener todo en orden: Facturas, órdenes de compra, boletas, guías de remisión, contratos, y todo lo que represente el acervo documentario de la empresa en términos de contabilidad. La Sunat puede solicitar documentos contables hasta de cuatro años atrás, pero que muchas veces son cinco según sus plazos. Tener todo en orden garantiza evitar futuros cobros indebidos.

3. Bancarizar todas las operaciones para que queden registradas: No existe nada mejor que poder tener clara la ruta de cada sol que entró y salió de la empresa. Para eso, lo más sencillo es hacer todas las operaciones a través de los bancos. No olvidemos además que es obligatorio bancarizar las operaciones por más de US$1000 o S/3.500.

4. Contratar y hacer negocios solo con proveedores formales: Para poder registrar de forma ordenada nuestras operaciones en los libros contables, se debe de trabajar obligatoriamente con proveedores que entreguen boletas, facturas y comprobantes de pago, y que hagan sus operaciones a través de los bancos. Puede ser más caro pero nada peor que nos caiga una multa.

5. Buscar una segunda opinión para el cierre fiscal: A final del año fiscal, que es en marzo o abril, dependiendo de nuestro Nº de RUC, se recomienda por precaución recurrir a una segunda opinión contable. Nunca nos fiemos de un solo contador a la hora de presentar el balance de fin de año. Un segundo experto podría identificar algún error que se le pasó al primer.

Ahora que Esther ya sabe qué libros le corresponden llevar para administrar la contabilidad de su bodega de forma correcta, evitando tener problemas con la SUNAT.